デスクの上に書類やペンが積み重なっている。
パソコンの周りにはケーブルが何本もあり、必要なものを探すたびに手を止める。
引き出しを開けても、どこに何が入っているのか分からない。
そんな状態になっていませんか？
デスクが散らかっていると、仕事そのものが難しくなるわけではありません。
しかし、
「探す」「迷う」「取り出す」「片付ける」
という小さな時間が毎日の仕事に積み重なります。
銀行員として仕事をしてきた私がデスク整理で重視しているのは、単純に「見た目をきれいにすること」ではありません。
必要なものを、必要なときに、すぐ取り出せる状態を作ること。
これが本当の意味での「散らからないデスク」だと考えています。
この記事では、元銀行員の私が実践してきた考え方をもとに、デスクを整理する具体的な手順を紹介します。
なぜデスクが散らかると仕事が遅くなるのか
「多少デスクが散らかっていても、仕事ができれば問題ない」
そう考える人もいるでしょう。
確かに、デスクが散らかっているからといって、必ず仕事が遅くなるわけではありません。
ただし、散らかった環境には、仕事を少しずつ遅くする要因があります。
探し物の時間が増える
例えば、
「さっき使った資料はどこだ？」
「このペンどこに置いた？」
「昨日の会議資料は？」
と探している時間。
1回なら大したことはありません。
しかし、1日に何度も発生すれば話は変わります。
仕事の途中で探し物をすると、作業そのものも中断されます。
重要なのは、探し物をゼロにすることではなく、探す時間を限りなく減らすことです。
「どこに置く？」という判断が増える
デスクが散らかる人には、もう一つ共通点があります。
物を置く場所が決まっていません。
そのため、
「これはどこに置こう？」
という判断が毎回発生します。
一つ一つは小さな判断ですが、仕事中にこうした判断が何度も発生すると、それだけ集中力を使います。
そこで、
「使ったものは必ずここに戻す」
という定位置を作ります。
作業スペースが狭くなる
書類や文房具を机の上に置き続けると、本来作業するためのスペースが減っていきます。
パソコンを使うための場所なのに、
- 書類
- ノート
- ペン
- 充電器
- ケーブル
- 飲み物
- 小物
などで埋まってしまう。
これでは、仕事をするためのデスクが「物を置く場所」になってしまいます。
元銀行員が考える「散らからないデスク」の3原則
私がデスクを整理するときに重視しているのは、次の3つです。
机の上に置くものを限定する
最初に、
「机の上に置いてよいもの」
を決めます。
例えば、
- パソコン
- モニター
- キーボード
- マウス
- 毎日使うノート
- ペン
- スマートフォン
程度です。
逆に、
- 過去の書類
- 読み終わった資料
- 使用頻度の低い文房具
- 空になった容器
- 使っていない機器
などは、机の上から外します。
ポイントは、
「置いてはいけないもの」を考えるのではなく、「置いてよいもの」を決めること。
このほうがルールを作りやすくなります。
すべてのものに定位置を作る
デスクを散らからなくするためには、
すべてのものに住所を与える
と考えると分かりやすいでしょう。
例えば、
- ペン → ペン立て
- 充電器 → デスク下
- 書類 → 書類トレー
- イヤホン → 専用ケース
- ケーブル → ケーブル収納
- 使用頻度の低いもの → 引き出し
というようにします。
「どこに置くか」が決まっていれば、片付けるときにも迷いません。
「一時置き場」を作る
ここが意外と重要です。
仕事をしていると、
「あとで確認する資料」
「とりあえず保管しておくもの」
が必ず出てきます。
これを無理にその場で分類しようとすると、かえって仕事が止まります。
そこで、
「一時置き場」
を作ります。
例えば書類なら一つのトレー。
パソコン内なら、
「99_一時保管」
というフォルダを作ります。
ただし、一時置き場は「永久保管場所」ではありません。
ここには期限を設定します。
散らからないデスクを作る7つの手順
ここから実際にデスクを整理していきます。
一気に完璧にする必要はありません。
まず30分程度で、一度リセットしてみてください。
STEP1 不要なものを全部出す
最初に、デスクの上にあるものを一度確認します。
そして、
- 必要
- 不要
- 判断保留
の3つに分けます。
「判断保留」を作るのがポイントです。
その場ですべて判断しようとすると、整理そのものが面倒になります。
まずは明らかな不要物だけ処分しましょう。
STEP2 デスクの上に置くものを決める
次に、
「毎日使うものだけを机の上に残す」
というルールを作ります。
例えば、
パソコン
モニター
キーボード
マウス
ノート
ペン
です。
「週に1回しか使わないもの」は、机の上に置く必要がありません。
STEP3 使用頻度で配置する
物の置き場所は、
使用頻度
で決めます。
毎日使う
手の届く場所。
週に数回使う
引き出しやデスク周り。
月に数回しか使わない
デスク下や収納スペース。
ほとんど使わない
別の収納場所。
このルールだけでも、デスク上の物はかなり減ります。
STEP4 ケーブルを整理する
デスクが散らかって見える大きな原因の一つがケーブルです。
パソコン、モニター、スマートフォン、充電器など、デスク周りにはケーブルが増えていきます。
まず、
「何のためのケーブルなのか分からないもの」
を確認します。
不要なケーブルを処分し、必要なものだけを残します。
そのうえで、
- ケーブルクリップ
- ケーブルボックス
- 結束バンド
- 配線トレー
などを使って、配線をまとめます。
ケーブル整理については、こちらの記事で詳しく解説しています。
STEP5 デスク下を整理する
机の上がきれいでも、足元がケーブルや収納用品でいっぱいでは快適とはいえません。
特に、
- 電源タップ
- PC周辺機器
- 書類
- バッグ
- 使用していない機器
などがデスク下に集中しやすくなります。
デスク下は、
「足を置く場所」
も確保してください。
デスク上を片付けても、書類や周辺機器が足元に溢れていると作業スペースは狭くなります。足元のスペースを有効活用する方法は、「デスク下収納の最適化｜足元スペースを活かす整理術」で詳しく紹介しています。
STEP6 PCとモニターを整える
デスク環境では、パソコンとモニターの配置も重要です。
例えば、
- モニターの高さ
- モニターとの距離
- キーボードの位置
- マウスの位置
- ノートを置く場所
などを見直します。
特にPC作業が多い人は、モニターの高さや距離も作業環境を左右します。モニター配置の基本と、疲れにくい位置への調整方法は、
で詳しく解説しています。
STEP7 1日1分リセットする
最も重要なのが、この習慣です。
せっかくデスクを整理しても、1週間放置すれば元に戻ります。
そこで、
仕事が終わる前に1分だけ片付ける
ようにします。
例えば、
- ゴミを捨てる
- 書類を戻す
- ペンを戻す
- ケーブルを整える
- 明日の作業スペースを確保する
これだけです。
1分でできる範囲に限定してください。
元銀行員がおすすめするデスク上の配置
物の置き場所を決めるときは、
使用頻度 × 取り出しやすさ
で考えると簡単です。
| 使用頻度 | 置き場所 |
|---|---|
| 毎日・何度も使う | 手の届く場所 |
| 毎日使う | デスク上 |
| 週に数回 | 引き出し |
| 月に数回 | デスク下・収納 |
| ほとんど使わない | 別の収納場所 |
「使うから机の上に置く」のではなく、
「頻繁に使うから近くに置く」
と考えます。
「一時置き場」を作るとデスクは散らからない
デスクを整理しても、仕事をしていれば必ず一時的に物が増えます。
例えば、
「この資料は後で確認する」
というケースです。
ここで無理に片付けようとすると、仕事の流れが止まります。
そこで、一時置き場を作ります。
99_一時保管という考え方
パソコンのフォルダなら、
01_進行中
02_仕事
03_資料
99_一時保管程度のシンプルな構成がおすすめです。
「どこに分類すればいいか分からない」というファイルは、いったん99_一時保管に入れます。
ただし、
週1回は空にする
というルールを設定します。
これをしないと、
一時保管＝永久保管
になってしまいます。
PCの中も整理すると仕事はさらに速くなる
デスクの上だけ整理しても、パソコンの中が散らかっていれば仕事の効率は上がりません。
特に、
- デスクトップ
- ダウンロードフォルダ
- ドキュメント
- 写真フォルダ
などは、気づかないうちにファイルが増えていきます。
デスクトップの整理
デスクトップには、
「今使っているもの」
だけを置くようにします。
過去の資料や大量のPDFをデスクトップに保存し続けるのは避けましょう。
詳しい整理方法は、
「デスクトップ整理術｜アイコン・ファイルを減らして仕事を速くする方法」
で紹介しています。
PCそのものの動作も整理する
さらに、PCそのものの動作が遅いと、整理された環境を作っても仕事の効率は上がりません。
「パソコンの動作が重い」「起動に時間がかかる」と感じている場合は、まず簡単にできるPC高速化から試してみましょう。
また、PCの動作が重くなる原因は、ソフトウェアだけとは限りません。
長期間使っているPCでは、内部にホコリがたまることで冷却性能が低下し、動作に影響することもあります。
PCのホコリや掃除について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
ファイル名を統一する
例えば、
資料.xlsx
新しい資料.xlsx
最終版.xlsx
最終版2.xlsx
最終版_本当.xlsx
というファイル名では、後から探すのが大変です。
そこで、
「日付＋内容」
など、一定のルールを決めます。
例えば、
20260830_営業会議_実績資料.xlsx
のようにします。
重要なのは、他人が見ても自分が数か月後に見ても分かる名前にすることです。
デスク周りの整理はどこから始める？
「全部整理しよう」と考えると、なかなか始められません。
そんなときは、次の順番がおすすめです。
①デスクトップ
まずPC画面を整理する。
↓
②デスクの上
毎日使うものだけにする。
↓
③ケーブル
配線をまとめる。
↓
④デスク下
足元を確保する。
↓
⑤モニター
視線と作業スペースを整える。
↓
⑥椅子・姿勢
長時間作業できる環境を作る。
この順番なら、一度に全部やる必要はありません。
散らからない状態を維持する方法
整理で一番難しいのは、
「きれいにすること」ではなく「維持すること」
です。
仕事終わりの1分リセット
毎日、
「明日の自分のために1分だけ片付ける」
と考えます。
これはかなり効果的です。
朝出社したときに机がきれいなら、すぐに仕事を始められます。
週1回の5分リセット
毎日の1分では対応できないものを、週1回整理します。
例えば、
- 不要書類
- 一時保管ファイル
- デスク下
- ケーブル
- 引き出し
などです。
5分で終わらない場合は、整理対象を増やしすぎています。
物を増やさない
デスクが散らかる最大の原因は、
物が増えること
です。
そのため、
「何を捨てるか」
だけではなく、
「何を新しく買わないか」
も考えます。
収納用品を買い足す前に、本当に必要な物なのかを考えてください。
収納スペースを増やすことで、物が増えるケースもあります。
元銀行員が考える「仕事が速いデスク」の条件
私が考える「仕事が速いデスク」は、単純にきれいなデスクではありません。
次の5つが揃っている状態です。
1．必要なものがすぐ取れる
探す時間が少ない。
2．机の上に余白がある
作業スペースが確保されている。
3．物の定位置が決まっている
戻す場所に迷わない。
4．PCの中も整理されている
ファイルを探す時間が少ない。
5．仕事終わりにリセットできる
翌日に散らかった状態を持ち越さない。
つまり、
「きれいなデスク」より「迷わないデスク」
を目指します。
これが、私が考える「散らからないデスク」です。
まとめ：デスクは「きれいにする」より「迷わない仕組み」を作る
デスクを整理するとき、
「どうすればおしゃれなデスクになるか？」
と考える必要はありません。
まず考えるべきなのは、
「どうすれば仕事中に探したり迷ったりする時間を減らせるか？」
です。
そのためには、
- 不要なものを減らす
- 机の上に置くものを限定する
- すべてのものに定位置を作る
- 一時置き場を作る
- ケーブルを整理する
- PCの中も整理する
- 毎日1分リセットする
という仕組みを作ります。
最初から完璧を目指す必要はありません。
まずは今日、
デスクの上にある「明らかに使っていないもの」を3つ片付ける。
これだけで十分です。
デスクをきれいにすることが目的ではありません。
仕事に集中するための環境を作ることが目的です。
元銀行員の私が考える「散らからないデスク」は、
必要なものが、必要なときに、すぐ取り出せるデスク
です。
よくある質問
デスクに物を置かないほうがいい？
すべての物を置いてはいけないわけではありません。
毎日頻繁に使うものはデスク上に置いたほうが便利です。
ただし、「とりあえず置いておく」という状態は避け、デスク上に置くものを決めておくことが重要です。
デスクの整理はどこから始めればいい？
まずはデスクの上から始めましょう。
不要なものを処分し、毎日使うものだけを残します。
その後、ケーブル、デスク下、PCの中という順番で整理すると進めやすくなります。
デスクがすぐ散らかるのはなぜ？
物の定位置が決まっていないことが大きな原因です。
さらに、「一時的に置く場所」がないと、デスクの上が一時保管場所になってしまいます。
一時置き場を作り、定期的にリセットする仕組みを作りましょう。
デスクトップも整理したほうがいい？
はい。
デスクの上だけきれいでも、PCのデスクトップに大量のファイルがあると、必要な情報を探す時間が増えます。
デスクとPCの両方を整理することで、より仕事を進めやすい環境になります。
きれいなデスクを維持するには？
毎日1分のリセットがおすすめです。
仕事が終わる前に、不要なものを戻し、書類を整理し、明日の作業スペースを確保します。
「一度きれいにする」よりも、「毎日少しずつ戻す」仕組みを作ることが重要です。
